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Establece un objetivo
¿Qué es lo que quieres lograr con el evento empresarial? Es la primera pregunta que debes hacerte. Porque dependiendo del objetivo que persigas con tal evento, entonces deberás centrar las energías en aspectos distintos. No es lo mismo organizar la presentación de un producto que organizar una sesión de Team building; son eventos diferentes, que requieren atención en aspectos distintos.
Define tu público
¿Cuál será el público objetivo de este evento? ¿Se trata de influencers, de clientes, proveedores o los mismos trabajadores de la empresa? Es importante saber el perfil del público que asistirá al evento, puesto que de esa forma se puede establecer el formato, qué tan formal será, las actividades a realizarse, entre otros aspectos
El presupuesto
Es importante que, una vez que sepas cuáles son tus objetivos y cuál es tu público objetivo, que sepas cuál es el presupuesto con el que vas a trabajar. Es probable que no peas tú quien decida el presupuesto, no obstante, conocerlo te permitirá saber qué es lo que podrá ofrecer el evento. Porque hay infinitas posibilidades de lo que un evento empresarial podría ser, pero la principal limitante casi siempre es el presupuesto.
Fecha y localización
La fecha y el lugar en que se realizarán los eventos son sumamente importantes para su desarrollo. Generalmente se suele organizar estos eventos durante días laborales, de lunes a viernes, evitándose de esta forma que el público falte, bien sea por estar en sus días libres o por estar de vacaciones.
El lugar también es sumamente importante, puesto que va ligado directamente con la naturaleza del evento como también al público objetivo. Y muchas veces es pertinente el sorprender a los asistentes del evento con un lugar moderno, con un concepto fresco y cómodo.
En Ice Barcelona, por ejemplo, puedes encontrar dos originales propuestas, ambas totalmente antagónicas. Por un lado está el Hot Bar, a las orillas del Mar Mediterráneo, y por otro lado está el Ice Bar, completamente hecho de hielo, el cual es un concepto novedoso y que es ideal cuando se trata de presentar productos que tengan que ver con el frío.
Presta atención a los pequeños detalles
A pesar de que pueda sonar como un cliché, la verdad es que los pequeños detalles pueden hacer la diferencia en un evento empresarial. Prestarle atención a la decoración, trato a los asistentes, presentación, y un largo etcétera, puede garantizar que el evento sea exitoso y que quienes asistan a él se sientan cómodos, y que de esa forma puedas lograr el objetivo que te has trazado.
Aunque organizar un evento empresarial exitoso puede parecer muy complicado, solo tienes que prestarle atención a los aspectos más importantes, y así podrás garantizar una estupenda experiencia a los asistentes de tu evento.
